Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 25 augustus 2026
Vlaamse Oliecentrale NV hecht belang aan uw privacy. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten u hebt. Zij is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Vlaamse Oliecentrale NV
Lierseweg 310, 2200 Herentals
Ondernemingsnummer / btw: BE 0408.330.408
E-mail: privacy@v-o-c.be — Telefoon: 014/24.88.10
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor onze activiteiten niet verplicht. Vragen over uw gegevens richt u aan bovenstaand adres.
2. Welke gegevens wij verwerken
- Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer.
- Bestel- en klantgegevens: klantnummer, bestellingen, leveringen, facturen, betalingen, retours en klachten.
- Accountgegevens: uw e-mailadres en aanmeldgeschiedenis. Wij bewaren geen wachtwoorden — aanmelden gebeurt met een eenmalige code per e-mail.
- Gebruiksgegevens van de website: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's. Zie ons cookiebeleid.
- Communicatie: e-mails, formulieren en telefonische contacten die wij bijhouden om uw vraag op te volgen.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en richten ons niet op kinderen.
3. Waarvoor en op welke grond
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uw bestelling verwerken, leveren en factureren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uw account beheren en u aanmelden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klantenservice, technisch advies, klachten en retours | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging van de website en voorkomen van misbruik | Gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrieven en commerciële e-mails | Toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten voor gelijkaardige producten |
| Analyse van websitegebruik en advertenties | Toestemming via de cookiebanner |
Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij dat afgewogen tegen uw rechten. U kunt daartegen bezwaar maken (zie punt 7).
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen dienstverleners in die in onze opdracht verwerken, met een verwerkersovereenkomst:
- Webshopplatform en hosting: Shopify
- Bedrijfsbeheer: Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Betalingen: onze betaalpartners, die uw betaalgegevens rechtstreeks verwerken — wij zien uw kaartgegevens niet
- Transport: de vervoerders en verdelers die uw bestelling leveren
- E-mail en nieuwsbrieven: Mailchimp
- Statistiek en marketing, alleen met uw toestemming: Google (Analytics, Ads), Meta, Criteo, Hotjar, Microsoft Clarity
- Toestemmingsbeheer: CookieFirst
Daarnaast delen wij gegevens met onze boekhouder, verzekeraar of advocaat wanneer dat nodig is, en met overheden wanneer de wet dat oplegt.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van bovenstaande partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens. Die doorgifte gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS-Data Privacy Framework wanneer de partij daarbij aangesloten is, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen. Een kopie van de gebruikte waarborgen kunt u opvragen via privacy@v-o-c.be.
6. Hoe lang wij bewaren
- Klant- en bestelgegevens: 10 jaar na het einde van de klantrelatie, in lijn met de wettelijke bewaartermijn voor boekhouding.
- Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar (btw) tot 10 jaar.
- Accountgegevens: zolang uw account bestaat, en tot 1 jaar na uw laatste aanmelding indien u het niet meer gebruikt.
- Offertes en aanvragen die niet tot een klant leiden: 2 jaar.
- Nieuwsbriefgegevens: tot u zich uitschrijft.
- Cookies en analysegegevens: zie het cookiebeleid; standaard maximaal 14 maanden.
7. Uw rechten
U hebt het recht op inzage, verbetering, wissing en beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang — waaronder direct marketing, waartegen u zich altijd en zonder motivering kunt verzetten. Gaf u toestemming, dan kunt u die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor gebeurde.
Vraag dit aan via privacy@v-o-c.be. Wij antwoorden binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
Wij nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.
8. Klachten
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. U hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en afspraken met onze verwerkers. Aanmelden gebeurt zonder wachtwoord, met een eenmalige code, zodat er geen wachtwoorden te stelen vallen.
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerkingen wijzigen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij u actief op de hoogte.